Hvordan omgå portvakter ved å bruke funksjoner i talepostsystemet

Portvakter er rekrutteringsindustriens cerberus. Jobben deres er å la de riktig assosierte sjelene passere, mens de snur oss andre ved portene.

Det er skrevet mange artikler om hvordan man kan nærme seg dem, hva man skal si til dem, og til og med om å danne langsiktige relasjoner med dem.

Mens administrative assistenter vanligvis er de vanskeligste portvaktene, kan resepsjonister også være beskyttende, spørre bedriften din og begrunnelse for å ringe. Selv når resepsjonistene er imøtekommende, etter å ha snakket med dem 20 eller 30 ganger om dagen, vil de begynne å gjenkjenne stemmen din. Å ringe for sent for å få tilgang til en "automottaker"-funksjon som klikker over etter kl. 5, brukes av noen som et alternativ. Problemet med dette er at personen du prøver å kontakte kan ha gått hjem, noe som tvinger deg til å legge igjen en melding.

Løsningen har typisk vært å finne en utvidelse for noen ved ønsket bedrift, og deretter sekvensielt ringe andre utvidelser til du finner personen eller gruppen du leter etter. Selv om denne teknikken kan fungere, er den veldig tidkrevende og upraktisk i det ekstreme i større selskaper. Mange selskaper er også klar over denne taktikken og vil tildele utvidelser på en mer vilkårlig måte.

Heldigvis er det en måte å kontakte nesten hvem som helst i ethvert selskap direkte ved å bruke lite kjente, men svært nyttige funksjoner innebygd i talepostsystemer. Nedenfor er en kort oppsummering av mine funn.

Alle talepostsystemer har muligheten til å overføre fra person til person og nå automatiske telefonkataloger. Mange av disse vil også gi ut internnumre som enkelt gjøres om til direkte oppringingsnumre.

Det første du må gjøre er å få et direktenummer. Nesten hvem som helst vil gjøre det. Dette kan gjøres på forskjellige måter. Den enkleste måten er å sammenligne et kontors telefon- og faksnumre. Hvis de deler samme suffiks (f.eks. 415-989-3800 og 415-989-3801), kan du prøve å ringe noe rundt det nummeret, for eksempel 415-989-3822. Hvis du får en feilmelding, ikke bekymre deg; Jeg vil ta opp problemet med å finne et direktenummer nær slutten av denne artikkelen.

Når du får en gyldig utvidelse (det er viktig at ingen svarer, du må få en melding), så har du alt du trenger for å komme i gang.

Alle talepostsystemer er forskjellige, men enkelte taster på telefonen din vil vise forskjellige alternativer i forskjellige talepostsystemer. De første tastene du bør prøve er "*"-tasten og "#". Prøv å trykke på dem mens du lytter til personens hilsen (alltid før pipetonen!). Resultatene dine vil være forskjellige, avhengig av talepostsystemet. For instruksjonsformål, la oss anta at de har et AudixTM-system.

Et AudixTM-system kan gjenkjennes når du hører meldingen "Anropet ditt blir besvart av Audix." Det finnes unntak fra denne regelen, men det er lett å bekrefte dette bestemte systemet. Før pipetonen trykker du raskt på * og deretter 8 på telefonen. Hvis du hører meldingen «Skriv inn den firesifrede utvidelsen og pundtegnet», er du i et AudixTM-system.

Nå begynner moroa. Med tastene du nettopp trykket på, kan du nå legge inn et internnummer og bli overført til skrivebordet til personen du ønsker å snakke med. Etter å ha trykket *8 har du muligheten til å trykke * og deretter 2 på telefonen din, og du vil høre "Skriv inn etternavn og pundtegn." Dette lar deg overføre ved å stave etternavnet deres.

Det virkelige gullet bak et AudixTM-system er katalogen. Etter å ha trykket *8 eller *2, prøv å trykke **6 (to stjerner og en sekser), og igjen vil du høre «Skriv inn etternavn og pundtegn». Forskjellen denne gangen er at i stedet for å bli overført, vil systemet bekrefte personens navn og gi deg utvidelsen. Etter dette vil den tålmodig vente på at du skriver inn et annet navn. Med dette kunne man bokstavelig talt samle utvidelser for alle i deres talepostsystem.

Jeg vil gi en lenke på slutten av denne artikkelen for et referansekort med instruksjoner for andre talepostsystemer, men vanligvis er det et spørsmål om å trykke * eller # under den første taleposthilsenen og lytte til alternativene den gir deg.

Nå som du har en utvidelse, la meg vise deg hvordan du ringer den direkte.

Ofte er det et enkelt spørsmål om utskifting. Hvis for eksempel et selskaps hovednummer er 650-327-8000 og internnummeret du har er 78239, ringer du 650-327-8239. Andre ganger kan den ha et annet prefiks. Ta en titt på selskapets faksnummer for å se om det vil "plugges inn" der.

Prøv å se om den har en kontakt på nettstedet for investorrelasjoner. Dette telefonnummeret vil mest sannsynlig samsvare med de andre utvidelsene.

Hvis alt annet mislykkes, kan Google ofte gi deg svaret du trenger. Prøv å søke med firmanavnet og retningsnummeret, bruk Googles "-"-operatør for å ekskludere de fire siste tallene i telefonnummeret. Ved å bruke eksemplet ovenfor, ville du søke etter: "XYZ Company" +650 -8000. Dette vil vanligvis gi direkte oppringninger for andre personer i selskapet som bør samsvare med utvidelsen du har.

Informasjonen i denne artikkelen bør gi deg et hint om kraften ved å surfe på telefonsvarer for å unngå gatekeepers. Når det er sagt, er det mange, mange flere teknikker og tips for å surfe på telefonsvarer enn vi har plass til her i denne artikkelen.

Jeg har gjort en PDF tilgjengelig på nettsiden vår som vil gi deg katalogkommandoer for andre talepostsystemer, i tillegg til flere triks og tips, og mer omfattende instruksjoner om telefonsurfing.

Vær oppmerksom på at selskaper kan endre talepostinstruksjonene sine og nye versjoner av talepostsystemer dukker også opp, så det kan hende du må endre teknikkene dine litt hos forskjellige selskaper eller etter hvert som systemene oppgraderes.

For flere nyheter og oppdateringer, hjelp med visumbehovet ditt eller for en gratis vurdering av profilen din for immigrasjons- eller arbeidsvisum, besøk bare www.y-axis.com